Así me convertí en el cuello de botella más caro de mi empresa

Mireia era una administrativa buenísima. Me encantaba ese tono firme pero envuelto en un suave papel de regalo con el que lidiaba con los clientes.

Algunas personas tienen ese don innato, ese je ne sais quoi con el que son capaces de mandar a la porra sin ofender. A otras, no nos queda más remedio que practicar. Y mucho. Tratando de transmitir mensajes que consideramos objetivos, correctos y asertivos, sin que parezcan declaraciones de guerra.

Y a mí me iba genial tener a Mireia como filtro, claro. Sobre todo para “esas” llamadas telefónicas de clientes.

Pero Mireia se distraía con facilidad y se le escapaban faltas de ortografía, cosa que para mí era un reto abismal.

Después de todo, me dedico a transformar ineficiencias en procesos perfectos. No puedes esperar que no tenga mis trabitas…

Empecé a monitorear sus tiempos, a darle prisa, a controlar cada vez que se alargaba en el teléfono.

Y cuando un día tuvo la brillante idea de mandar un mail a mi nombre con dos faltas de ortografía, apareció un Increíble Hulk dentro de mí.

El verde lo retuve dentro, pero el micromanaging brilló por fuera.

«Que si la imagen de empresa, que si la impresión a los clientes…». Le di un discurso genial.

Y el runrún de mi cabeza no ayudaba a resolver la situación: «No tengo yo suficiente trabajo dirigiendo la operativa de 4 departamentos como para estar revisando los mails a la secretaria». «¿Pero te puedes creer que lleva hablando más de 20 minutos con el de la reclamación de la obra!?»

De repente, las increíbles habilidades de Mireia, que tanto había valorado en otros momentos, me parecían un estorbo, una pérdida de tiempo.

De repente, me había convertido en esa jefa ridícula que no pide resultados, sino comportamientos de clon.

Y, no tan de repente, hice «click» y vi todo desde otra perspectiva.

Conté -en euritos, en horas y en coste de oportunidad- cuánto le estaba costando a la empresa que una directiva se dedicara a tareas administrativas, en lugar de a generar alto impacto en beneficios, posicionamiento y eficiencia.

Había alargado las horas de mi ya intensa jornada, había creado un ambiente poco agradable para trabajar y, para colmo, no se traducía en nada valorable. Ni los clientes, ni los márgenes, ni los procesos habían notado que yo estuviera revisando y respirando sobre el cuello de la pobre Mireia.

Entonces, reconfiguré todo. Protocolos, procesos y mindset. Mucha formación, mucha práctica y mucha voluntad de hacer las cosas mejor.

Creé un plan de delegación que aplicamos a todos los grados y departamentos que fue un éxito, pese a que se recibiera con ciertas reticencias, como suele ocurrir con los cambios estructurales.

Y, como también suele ocurrir con los cambios que profesionalizan y aportan crecimiento, al principio se vivió con algo de incomodidad, que la zona de confort del esquesiempresehahechoasí suele tener muchos adeptos.

Por suerte, los resultados pronto hablaron por sí solos y pudimos implantar de forma definitiva esa wikipedia de empresa, con todos los procesos bien detallados, que además acortaba la curva de aprendizaje de cada nuevo fichaje.

De que después de crear una base sólida de documentación y sistemas, hay que confiar en el equipo y dejarles brillar.

Dos de esas fórmulas para delegar bien (y algún chisme más) te las cuento en el vídeo de hoy

con las que se recuperan horas de tu agenda de gerente, mejoras la eficiencia de tu negocio y creas una cultura de equipo empresarial.

Porque el verde-Hulk ya está muy desfasado. Y lo sabes.

 

Y tú, ¿delegas o sigues siendo el cuello de botella de tu empresa?

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